Wiedza
Dobry proces nie zaczyna się od formularza, tylko od prostych zasad: kiedy zbieramy potrzeby, jak opisujemy pozycje i kiedy uznajemy podsumowanie za aktualne.
Grupa powinna wiedzieć, kiedy rozpoczyna się runda, kiedy kończy się zbieranie deklaracji i kiedy koordynator przygotowuje podsumowanie.
Deklaracja powinna wskazywać produkt lub wpis własny, ilość, jednostkę i osobę, która zgłasza potrzebę. To nadal nie musi być formalne zamówienie.
Najczęstszy błąd to sumowanie rzeczy opisanych różnymi nazwami albo w różnych jednostkach. Koordynator powinien widzieć, co wymaga doprecyzowania.
Dostawca potrzebuje jasnego obrazu popytu: co jest potrzebne, w jakiej ilości, w jakim terminie i czy zapotrzebowanie jest jeszcze robocze.
Po rozmowie z dostawcą warto zapisać wynik w historii rundy. Dzięki temu grupa nie traci wiedzy, nawet jeśli ustalenie odbyło się poza aplikacją.